Raktár irányítás
Az alábbi forrásanyag megtalálható: Kereskedelmi és Idegenforgalmi Továbbképző
“Logisztika. Folyamatok az ellátási láncban” című kiadásában “Logisztikai ügyintéző” OKJ-s képző tananyag alapjaiként. Szerzők: Némon Zoltán – Vörösmarty Gyöngyi-Sebestyén László.
Korunk mai világában az ellátási láncban végbemenő folyamat a raktárak működését alapvetően meghatározó változás, amely a logisztika követelményrendszerének érvényesülésével következett be. E változásnak legjellemzőbb meghatározója, hogy a mindenkori vevő (raktárak esetében a megrendelő) igényeinek való megfelelés érdekében a raktárak két alapvető funkciója közül az ellátási funkció prioritása érvényesül a tárolási funkcióval szemben.
Természetesen ezen alapvető ismérv mögött számos olyan tényező áll, amely a raktározás fejlődési tendenciáira jellemző. Ezek közül a jelen témánk szempontjából kiemelendő az alábbi kettő:
- a raktártervezés súlyponti területeiben bekövetkező változás
- a raktár két alapvető folyamata: az áruáramlás és az információáramlás integrálódása
A tárolási funkciót előtérbe helyező raktártervezés legfőbb feladatát a tárolótér elrendezésének és technikai eszközrendszerének meghatározása képezte. Az ellátási funkció prioritása viszont azt jelenti, hogy a raktározás kimeneti oldalával kapcsolatos folyamatok és technikai eszközök, valamint azok hatékony működtetését biztosító raktárirányítási rendszer megtervezése kerül előtérbe.
Ahhoz, hogy a raktár az elvárt színvonalon eleget tudjon tenni ellátási feladatainak, alapvető követelmény olyan raktárirányítási rendszer alkalmazása, amely integrálni tudja az áruáramlási és információáramlási folyamatot. Az integráció legfőbb jellemzője az egyidejűség, ami azt jelenti, hogy a raktári tranzakciókhoz kapcsolódó információk a végrehajtás időpontjában azonnal a folyamatirányítás rendelkezésére állnak. E követelménynek ma már csak a számítástechnika eszközrendszerének alkalmazásával lehet csak megfelelni.
A fentiekben látható, hogy a raktárirányításnak meghatározó szerepe van a raktár teljesítményi mutatóinak alakulásában.
A raktárirányítás fogalma, feladatai
A raktárirányítás a raktár külső és belső áruáramlási és információáramlási folyamatainak lebonyolítását irányító és regisztráló tevékenység, amelynek feladata biztosítani a raktár hatékony működését. E tevékenységnek van egy aktív és egy passzív szerepe.
Az aktív szerep olyan utasítás és megrendelés jellegű információk kiadását jelenti, amelyek hatására valamilyen árumozgás következik be. A passzív szerep a regisztráló jellegű tevékenységeket jelenti, amely az utasítások végrehajtását, a készletek és erőforrások állományának aktuális állapotát rögzíti.
A raktárirányítás feladatait az alább látható táblázat foglalja össze.
RAKTÁRIRÁNYÍTÁS
1.Törzsadatok nyilvántartása
Beszállítói állomány
Vevőállomány
Cikkelemek állománya
Erőforrások állománya
2.Raktár külső kapcsolatainak kezelése
Beszállítói megrendelések kiadása
Vevői megrendelések fogadása, feldolgozása
3.Raktári munkafolyamatok vezénylése
Irányítási feladatkör
Utasítás tranzakciók elvégzésére
Végrehajtás visszajelzésének kezelése
Nyilvántartási feladatkör
Készletnyilvántartás
Tárolóhely-nyilvántartás
4.Készletgazdálkodás
Készletszint meghatározása
Készletutánpótlás irányítása
Leltározás
A raktárirányítás információs rendszere
A raktárirányítás feladatainak ellátása során információkat bocsát ki, illetve információkat fogad. Az információk összessége, egymásra épülése, az információ átvitele és az információ feldolgozása képezi az információs rendszert.
Mivel a raktárak az ellátási lánc integráns részét képezik, szükséges, hogy az áruáramlási rendszerük mellett az információs rendszerük is illeszkedjen környezetükhöz. Ez az illeszkedés jelenti a raktárak külső információs kapcsolatait, amelyben a „vevői” oldalról beérkező információk a raktár belső működését irányító belső folyamatirányítás beindítói, és a folyamatok, valamint a készletgazdálkodás eredményeképpen keletkező információk a „beszállítói” oldal felé menő külső információk.
Napjainkban a raktárak külső információs rendszere törésektől sem mentes forradalmi átalakuláson megy keresztül, amelyre jellemző az elektronika térnyerése. Az elektronikus adatcsere (EDI), valamint az elektronikus kereskedelem egyre szélesebb körű alkalmazása az információáramlás oldaláról kíván eleget tenni a gyorsaság és pontosság követelményének.
A raktárak belső információs rendszere szorosan kapcsolódik a külső információs rendszerhez, hiszen azokat a folyamatokat, amelyekkel kapcsolatban ezek az információk keletkeznek, a külső igényeket közvetítő információk váltják ki.
A raktárirányítás szempontjából négyféle információ fajtáról beszélhetünk. A 2. ábra szemlélteti a raktárirányítás modelljét és az egyes információfajták ebben betöltött szerepét.
A raktár ellátási körzetéből érkező primer információ a megrendelést jelenti. A raktárirányítás ez alapján, valamint a háttér információk felhasználásával hozza létre a secunder információkat, amelyek a megrendelések teljesítése érdekében végrehajtandó utasítások. A háttér információk a törzsadatokat, valamint a folyamatok irányításához szükséges nyilvántartási adatokat (készlet, tárolóhely) tartalmazzák.
Az irányított rendszer (folyamat) végrehajtja az utasításokat és a végrehajtásról, vagy az esetleges eltérésekről a visszaigazolást jelentő tercier információkat juttatja el a raktárirányításhoz. A raktárirányítás ez alapján nyilvántartja a folyamat aktuális helyzetét, és módosítja a háttér információkat. Az ábrán bejelölésre került a raktár input oldalán keletkező információ is, amely a beszállítók felé menő megrendelésekre vonatkozik.
Jellegzetes raktárirányítási rendszerek
A raktárirányításban felhasznált információs rendszerek összetevőinek jellemzői határozzák meg a raktárirányítás jellegét.
Az információs rendszer összetevői:
- az információ-megjelenítés,
- az információ-hordozó,
- az információ-átvitel
- az információ-feldolgozás
Néhány jellegzetes raktárirányítási rendszer és az azokban alkalmazott információs elemek jellemzői:
Hagyományos raktárirányítási rendszer
A hagyományos raktárirányítási rendszer jellemzője a vizuálisan olvasható papíralapú információhordozó. Az információ átvitele és feldolgozása manuálisan történik. E raktárirányítási rendszer jellemzői:
többszöri manuális tevékenységet igényel, így nagy a hibalehetőség
az információ-átvitel hosszadalmas útja miatt nem valósulhat meg a valós idejű adatkezelés.
Raktárirányítás a végrehajtás helyszínén lévő elektronikus kijelzőkkel, terminálokkal.
Az információ megjelenítése ez esetben is vizuális,de az információhordozó egy elektronikus eszköz, amely az utasítás végrehajtásának helyszínén található, és amely egyaránt alkalmas utasítások közlésére és a végrehajtás visszaigazolására is. Az elektronikus eszköz elhelyezhető az egyes árucikkek tárolási helyén, az anyagmozgató gép (targonca) fedélzetén, vagy az utasítást végrehajtó dolgozónál. A tárolóhelyeken rögzített eszközök esetében az információátvitel vezetékes kapcsolattal megvalósítható, míg a mobil eszközöknél ez csak vezeték nélküli összeköttetéssel lehetséges. Raktáraknál a vezeték nélküli kapcsolat leggyakrabban alkalmazott megoldása az infravörös vagy a rádiófrekvenciás adatátvitel. Számos előnyénél fogva az utóbbi időben a rádiófrekvenciás rendszer került előtérbe.
E raktárirányítási rendszer jellemzői:
- papír nélküli információátvitelt tesz lehetővé
- megvalósulhat a valós idejű adatfeldolgozás
- részfeladatok végrehajtására (pl. komissiózás) specializált
Raktárirányítás vonalkóddal azonosított tranzakciókkal
A vonalkódok olyan gépi úton olvasható, alfanumerikus adattartalmat kifejező jelek, amelyek alkalmasak azonosítási feladatok ellátására. A vonalkódok hagyományos, nemzetközileg is szabványosított felhasználási területe az áruazonosítás, de alkalmasak a raktárban lezajló tranzakciós folyamatok irányítására és a visszajelzések kezelésére is.
A vonalkódos raktárirányítás azon alapul, hogy a kódok mögé olyan adattartalom építhető fel, amely alkalmas az utasítások végrehajtását jelentő tranzakciók összes jellemzőjének azonosítására. Jellemzője a vizuálisan megjelenő információ, amelynek egy része emberi szemmel, más része pedig csak gépi úton olvasható le, valamint az irányítás és a végrehajtás helyszíne közötti rádiófrekvenciás adatátvitel.
A vonalkódos raktárirányítási rendszer jellemzői:
- az irányítás kiterjedhet a teljes raktározási folyamatra (árufogadás, betárolás, áttárolás, minőség-ellenőrzés, komissiózás, expediálás)
- teljes mértékben megvalósul a fizikai áruáramlás és az információ-áramlás integrációja, így biztosítottak a valós idejű adatfeldolgozás feltételei.
- alkalmas heterogén tárolási módok egységes kezelésére
A szervezési megoldásokhoz könnyen adaptálható alkalmazási lehetőségeiknek, valamint technikai eszközrendszerük tökéletesítésének köszönhetően egyre inkább terjednek a vonalkódos azonosításon alapuló raktárirányítási rendszerek.
A számítógépes raktárirányítás hierarchikus felépítése
A 3. ábrán szemléltetett kapcsolatrendszer egy jellegzetes számítógépes raktárirányítás hierarchikus szintjeit mutatja be.
A raktárirányítási szint végzi az általános ügyviteli feladatok kezelését, míg a folyamatirányítási szint
a raktári mozgatási utasításokat, és a helykód szerinti készletnyilvántartást kezeli. A kézi adatgyűjtő a végrehajtási szint eszköze, és az irányító rendszerrel való kommunikációra szolgál.
Az alábbi táblázat szemlélteti egy jellegzetes raktározási folyamatsor elemeinek megosztását a két irányítási szint között:
Irány
Feladat
Raktárirányító
Folyamatirányító
BE Raktári rendelés *
BE Áruátvétel *
BE Betárolás *
KI Rendelés-feldolgozás *
KI Komissiózás *
KI Expediálás *
KI Kiszállítási bizonylatkészítés *
BE Raktári rendelés *
BE Áruátvétel *
BE Betárolás *
KI Rendelés-feldolgozás *
KI Komissiózás *
KI Expediálás *
KI Kiszállítási bizonylatkészítés *
Szükségem van-e raktárirányításra ?
Az irányítási rendszerek célja a raktári készletnyilvántartás és árumozgatás kézbentartása, az árumozgató személyzet munkájának irányításával. Irányított betárolás, szedés, tárhely újratöltés, leltár a legfontosabb raktárirányítási rendszer funkciók. Az egyes rendszergyártók szoftverei között jelentős képesség- és működésbeli különbségek lehetnek, de a működési alapelv mindegyikben közös: cikk, tárhely, mennyiség és mértékegység adatokat alapján határozzák meg, milyen terméket hová tároljunk be, honnan szedjünk ki és milyen sorrendben tegyük mindezt.
Ma egy korszerű raktári rendszertől minimálisan elvárható képességek a következők:
Rugalmas tárhelykezelést biztosít
Felhasználó által megadható módon irányítja a raktári árumozgató személyzet munkáját
Rádiós hálózatba kapcsolt mobil vonalkódos adatgyűjtőkkel támogatja az árumozgatást (bevét, szedés, stb.)
A raktárirányítási rendszerek ígérete
Az nem kérdés, hogy egy raktári rendszer Auto ID eszközökkel integrált bevezetése minden raktár számára valódi előnnyel jár. Mégsem biztos, hogy bevezetni is érdemes lesz. Az igazi kérdés az, hogy elég nagy-e ez az előny ahhoz, hogy a majdani bevezetési és üzemeltetési költségek mellett is igazolja a beruházás létjogosultságát.
Nézzük meg, milyen főbb előnyöket is ígérnek a raktárirányítási rendszerek:
- Pontos készletnyilvántartás
- Alacsonyabb készletszint
- Nagyobb raktári tárkapacitás
- Gyorsabb készletforgás
- Kevesebb adminisztráció
- Alacsonyabb munkaerő költségek
- Jobb vevőkiszolgálás
A valóság
A valóság az, hogy bár ezek igazi raktárirányítási képességek, a gyakorlatban mégsem mindegyik teljesül egyszerre. Ennek oka, hogy a raktárak mérete, felépítése, forgalma, a kezelt termékek félesége és kezelő személyzete mindig más és más. Hogy tovább tudjunk lépni, érdemes az irányítási rendszer által kínált előnyöket két csoportra osztani: amire biztosan számíthatunk illetve amire kevésbé:
Biztos előny Raktárfüggő előny
Pontos készletnyilvántartás Alacsonyabb készletszint
Gyorsabb készletforgás Nagyobb raktári tárkapacitás
Kevesebb adminisztráció
Alacsonyabb munkaerő költségek
Jobb vevőkiszolgálás
Pontos készletnyilvántartás Alacsonyabb készletszint
Gyorsabb készletforgás Nagyobb raktári tárkapacitás
Kevesebb adminisztráció
Alacsonyabb munkaerő költségek
Jobb vevőkiszolgálás
A biztos előnyökre minden raktár számíthat, a készletszint csökkentésének illetve a tárkapacitás növelésének lehetősége viszont nagymértékben a tárolt termékféleségektől és a forgalomtól függ. Ez még akkor is igaz, ha Magyarországon dupla annyi árukészlettel dolgoznak a logisztikai cégek, mint nyugati társaik (Közgazdasági Társaság logisztikai konferencia, 2006). A mobil adatgyűjtőkkel végzett vonalkód alapú gyors áru-bevételezés pl. nagy valószínűséggel csökkenteni fogja a szükséges biztonsági készletszintet és a papír alapú adatrögzítés kiváltása miatti adminisztrációt. Az összkészlet-szintre vonatkozóan mégis sokkal inkább meghatározó a szállítási határidők, a sarzsméret és a várható vevőigények ismerete. Ezek pedig a raktárirányítást végző raktári rendszertől független tényezők. Ebben a vonatkozásban az irányítási rendszer lehetőségei kimerülnek az optimálisabb tárhely kihasználásban, amely egy addig rosszul szervezett, papír alapon működtetett raktár esetén jelent csak igazán jelentős előrelépést.
Az igazi motiváció: a jobb vevőkiszolgálás
A raktárirányítási rendszer bevezetési szándék mögötti igazi hajtóerő - a megfogalmazott többi előny mellett - ma már egyre inkább a jobb vevőkiszolgálás. Ez pedig nem véletlenül értékelődött fel ennyire: erős a verseny, egyre nagyobbak a vevőelvárások. Egy meglevő vevő megtartása pedig tizedannyiba kerül, mint egy új megnyerése. A raktári rendszerek ezt a vevőspecifikus elvárások maximális figyelembevételével támogatják: pl. a vevő által elvárt kiszerelési egységű, lejárati dátumú termékeket kínálják fel szedésre, vevő által elvárt tartalmú vonalkódos címkéket nyomtatnak a termékekre/raklapokra. Mindezt természetesen automatikusan.
A megfelelő terméket a megfelelő kiszerelésben a megfelelő vevőhöz kiszállítani, az ígért határidőre, mindenkor - így szól a logisztika definíciója. Ugyanakkor egy "papír" alapon működtetett raktár átlagosan 92-95% pontossággal dolgozik. A készletszint csökkentésére, a pontosság, hatékonyság növelésére vonatkozó igény tehát kézenfekvő.
Az irányítási rendszer használatával a pontosság 99,9%-ra növelhető. E fő célkitűzést a rendszer a raktári munkafolyamatok optimalizálásán keresztül éri el, általában mobil vonalkódtechnikai eszközök és vezetéknélküli hálózatok (WLAN) alkalmazásával, a meglevő pénzügyi/ügyviteli/ERP vállalati rendszerhez illesztve, vagy teljesen beintegrálva.
A rendszer előnyei:
Pontosság
A raktári rendszer segítségével minden raktári munkafolyamat a munkavégzés helyszínén azonnal ellenőrzött a rádiófrekvenciás hálózat (WLAN) és vonalkód olvasós mobil adatgyűjtők alkalmazásával
On-line adatfeldolgozás révén kiküszöböli a papír alapú rendelésfeldolgozásból eredő adatbeviteli hibákat
Irányítja és felügyeli a teljes raktári áruforgalmat
Hatékonyság
- Papírmentesen működik a raktár
- Gyors és pontos rendelésfeldolgozás
- Irányítja a raktári dolgozók munkáját, automatikus feladatkiadás közvetlen a kézi mobil terminálra
- A raktári rendszer optimalizálja az árumozgatáshoz szükséges lépések számát
- Bevételezés és szedés egyszerre több rendelésre történhet
- Valós idejű készletinformációt ad
- A raktári kapacitás kihasználás nő
- Lerövidíti a rendelésfeldolgozási/számlázási ciklusidőt
Jobb vevőkiszolgálás
- A raktári rendszer a megfelelő terméket a megfelelő időre teszi kiszállíthatóvá, mindenkor
- Vevőigény szerinti vonalkódos termék- és raklapcímkézést végez a címke nyomtatók segítségével
- Automatikus bizonylatolást végez
- Ügyféligények szerint testre szabható jelentések és csomagjegyzék
- Rendelésfeldolgozás aktuális állapotáról valós idejű adatokat szolgáltat
- Növeli a vevőelégedettséget